כיום, תחום ניהול המסמכים מנוהל בארגונים רבים בצורה של "איים נפרדים", כך שכל מחלקה מנהלת את המסמכים שלה בצורה נפרדת. מול מצב זה, המטרה היא להגיע למצב שבו ניהול המסמכים יהיה ברמה הארגונית, ויחצה לרוחב, את כל מחלקות הארגון. כך, אם עובד במחלקת הגבייה למשל, ירצה לאחזר חשבונית שהנפיקה מחלקת המכירות, הוא יוכל לעשות זאת בצורה עצמאית. לשם כך, מוצעות כיום מערכות שונות לניהול מסמכים. אלו יודעות לטפל לא רק בפורמטים הנפוצים כמו וורד ואקסל אלא בפורמטים רבים אחרים כמו קבצים גרפיים שונים, קבצי PDF, דוא"ל וכדומה.