Metadata הוא מושג המיצג מידע, המתאר ומקטלג את המידע והמסמכים, שאותם מחפשים או כותבים. לדוגמא: מסמך פרוטוקול סיכום פגישת הנהלה יאופיין ב-Metadata שלו כ-"פרוטוקול" וגם כ-"הנהלה". כך, כאשר עובד בארגון מחפש אותו מסמך, יהיה לו יותר פשוט להצליב את שתי הקטגוריות הללו וכך למצוא את המסמך.